دلایل استفاده از نرم افزار CRM  که ما را ملزم به استفاده از این سیستم می کند می تواند این موارد باشد:
عدم توانایی در پاسخگویی به نیاز مشتریان
گزارش های نا معتبر
فراموش شدن مشتریان
عدم پیگیری درخواست های مشتریان و ...

در این مطلب به برخی از مزایای CRM اشاره می کنیم، مزایایی که می تواند ما را در فروش بیشتر و پاسخگوئی بهتر به مشتریان یاری کند:

نرم افزار CRM با گزارشات آگاهانه و هوشمندانه ای که برای کسب و کار و تیم های فروش به وجود می آورد می تواند از این طریق به مدیران در تصمیم گیری کمک کند.

با استفاده از نرم افزار CRM کلیه کاربران می توانند تمامی فعالیت های خود را ثبت کنند و هشدارهای خودکاری را در زمان وقوع وقایع دریافت کنند.

ارائه نتایج هوشمند از کلیه فعالیت های انجام شده در کمترین مدت زمان که منافع فوق العاده ای را برای سازمان به ارمغان می آورد.

توسط اطلاعات موجود در نرم افزار CRM، ارزش هر یک از مشتریان قابل شناسایی است و CRM می تواند به هر یک از مشتریان بر اساس ارزش مندی آن ها اولویت دهد.

اتوماسیون گردش کار برای کاهش کار مدیر و از بین بردن دوباره کاری ها می تواند جایگزین فرایندهای تجاری تکراری شود. بنابراین تیمها می توانند فعالیت های موثری داشته باشند.

کاربران CRM به تمامی جزئیات ارتباطی(کلیه ارتباطات برقرار شده با مشتریان از جمله تماسهای تلفنی، پیگیری های انجام شده، قیمت های اعلام شده، کالاها و نمونه های ارسال شده، جلسات برگزار شده و ....) و همچنین به کانالهای ارتباطی متعددی دسترسی دارند، برای اینکه تعامل بهتری با مشتریان داشته باشند و بتوانند بهترین خدمات و سرویس ها را به مشتریان بدهند.

ارتباطات، قدرتمند هستند.امکانات ارتباطی بین پرسنل شرکت، یک ویژگی منحصر به فرد در CRM است.تقویم ها و برنامه های زمانی برای ارائه خدمات به هر شخص، یک دید روشن و واضح را برای پیگیری فعالیت ها میدهد.

انتقال اطلاعات بین کارکنان شرکت به خوبی انجام می شود و به اشتراک گذاری اطلاعات به آسانی قابل انجام است و کاربران به واسطه فرایندهای طی شده و یا فرایندهای آینده شرکت، منظم تر خواهند شد.
اطلاعات تماس مشتریان، در یک سیستم مرکزی امن جمع آوری شده و تمام اعضای یک تیم بر اساس سطح دسترسی و نقشی که در سازمان دارند به آن اطلاعات دسترسی پیدا خواهند کرد.

فروشندگان می توانند سفارش های مشتریان را به سرعت چک کنند و درباره ی عادات خرید و الگوهای خرید مشتریان اطلاعاتی کسب کنند و فرصت های جدید فروش را شناسایی کنند.